ホームページリニューアルを依頼する前に知っておきたいメールのこと
こんにちは、千葉県松戸市でWeb制作運用を行っているUmi Design(ウミデザイン)です。
「ホームページをリニューアルしたら、メールが使えなくなった」とならないために。
最近ホームページのご相談をいただく中で、
新規制作よりも「既にあるホームページをリニューアルしたい」というご相談が圧倒的に増えてきています。
特に、
- デザインが古くなったので変更したい
- スマホ対応できていないので見やすくしたい
- WordPressを入れて、記事を更新できるようにしたい
と言った内容が多いです。
ただ、ホームページリニューアルの際、私たちが事前に確認することがあります。
使っているホームページの種類やサーバー・ドメイン情報ももちろんですが、
一番は「メール」 です。
ホームページリニューアルで、メールアドレスはそのまま使えますか？
とご質問いただくこともありますし、
メールアドレス作っているけど、別に影響ないでしょ
と、特に質問されないケースもあります。
ホームページもメールも同じ文字列を使っているなら、メールもそのまま使える。
そう思うのは当然のことです。
もしサーバー・ドメイン・DNS・メールなどの設定を一切変えない理想的なケースであれば、影響が出ないことが多いです。
ですが、実際のリニューアルではサーバー移転やドメイン変更が伴うことが多く、そうなるとメールに影響が出るケースが増えます。
例えば、
- ホームページ ⋯ https://hogehoge.com (hogehoge.comの部分がドメイン)
- メールアドレス⋯info@hogehoge.com
このようにメールとサイトで同じ文字列(ドメイン)が入っていたら、ホームページとメールは同じ仕組みで動いているように見えますよね。
ですが、実際にはホームページとメールはかなり別物であることが多いです。
この記事では、ホームページリニューアルを検討している方に向けて、
なぜ制作会社がメール環境を細かく確認するのか、どういったケースで特に影響が出るかを分かりやすくお伝えします。
【はじめに】ホームページとメールは別物です。
まず一番知っておいていただきたいのは、
ホームページとメールで同じドメインであっても、必ずしも同じ場所で管理されているわけではありません。
すべて「自社の同じところで動いている」ように見えますが、実際には⋯
- ホームページを表示しているサーバー
- メールを送受信しているサーバー
- ドメインを管理している管理会社
- 他のサービスに接続しているか
これらは全て違うことが多いです。
ここを把握しないまま、サイトリニューアルでサーバー引っ越しをしてしまったら、
メールが一切使えなくなってしまうこともあります。
そのため、ホームページだけを見て「メールも問題ありません」とは簡単に判断できないケースがあります。
Shotermメールはホームページのおまけではなく、業務インフラと捉えています。
なぜ制作会社はメール環境を細かく確認するのか
制作会社がメールについて確認する理由は、お客様のメールが業務に直結していることを知っているからです。
メールには、日々の仕事に関わる重要なやり取りが含まれます。
- お問い合わせ
- 見積依頼
- 予約連絡
- 契約関係のやり取り
- 請求書や資料の送受信
ホームページは一時的に表示がおかしくなったら、目で見て気づけることが多いです。
しかしメールは違う。
メールが届いていなかったとしても、送った側は「返信がない」と感じるだけかもしれません。
受け取る側は、そもそもメールが来ていたことに気づけません。
ここが、ホームページとメールの大きな違いです。
メールには個人情報や重要情報が含まれています
メールは単なる連絡手段ではありません。
会社によって、かなり重要な情報が集まっています。
- お客様の名前
- 住所・電話番号
- 相談や契約の内容
- 自社のやり取り
つまりメールは、業務の履歴であり、顧客情報の保管場所でもあります。
そのため、ホームページのリニューアル時、メール環境も使用されている場合は慎重な確認が必要です。
制作会社が細かく確認するのは、面倒なことを増やしたいからではありません。
大切な情報や日々の業務に影響が出ないよう、事前に状況を把握するためです。
同じドメインメールでも、使われ方がさまざま
ここは少し分かりにくいところですが、とても大切です。
同じ info@hogehoge.com というドメインメールでも、裏側の設定や運用は会社ごとに多種多様です。
例えば、
- 複数アカウントがある
- Google Workspaceで使っている
- Microsoft 365で使っている
- 古い形式(POP)でメールを使っている
- PCとスマホでも受信している
- 迷惑メールツールを使っている
- 特定のメールだけ自動振り分けしている
など、実際の使われ方はさまざまです。
メールアドレスだけを見るとシンプルに見えても、裏側にはその会社独自の運用が積み重なっていることがあります。
特に長く使っているメールほど、昔の設定が残っているケースが多いです。
メール対応が複雑になりやすいケース
すべてのメール対応が複雑になるわけではありません。
シンプルな構成であれば、比較的スムーズに確認できるケースもあります。
ただし、以下のような場合は事前調査が重要になります。
Google Workspaceを利用している
会社のメールをGmailの画面で使っている場合、Google Workspaceを利用している可能性があります。
この場合、ホームページのサーバーとは別でメールが管理されていることが多いため、DNS設定や管理権限の確認が必須になります。
Microsoft 365を利用している
OutlookやTeamsなどとあわせてMicrosoft 365を利用しているケースもあります。
こちらもホームページとは別管理になっていることが多く、メールだけ独立して運用されている場合があります。
POP設定を利用している
古くからメールを使っている会社では、POPという設定が残っていることがあります。
POPはメールをサーバーからPCにダウンロードして保管するため、過去のメールデータがPC内にしか残っていないことがあります。
サーバーを引っ越した後でもデータが消失するリスクは低いですが、設定を変えると受信できなくなる可能性があります。
転送設定やフィルタを利用している
代表メールを複数人に転送していたり、特定のメールを自動で振り分けていたりする場合があります。
この設定が見落とされると、
「今まで届いていた人に届かなくなった」
ということが起こる可能性があります。
契約情報や管理者が分からない
リニューアル案件で意外と多いのが、契約情報や管理者が分からないケースです。
- ドメインの管理会社が分からない
- サーバーのログイン情報が分からない
- 前任者と連絡が取れない
- 制作当時の情報が引き継がれていない
- 社内で誰も把握していない
この場合、作業そのものよりも、まず現状を確認するところから始める必要があります。
メールがあるだけで費用や工数が増えることがあります
ホームページ制作の費用は、サイトのデザインやページ数だけで決まるわけではありません。
特にリニューアルの場合は、現在の環境をどこまで引き継ぐ必要があるかによって、工数が大きく変わります。
ホームページだけなら比較的シンプルだったとしても、メール環境の調査やインフラ確認が必要になることで、追加の費用がかかることがあります。
これは、メール移行が高度な作業だからというより、会社ごとに状況が全く違うからです。
同じ「メールアドレスをそのまま使いたい」というご希望でも、裏側の状態によって必要な確認が変わります。
Shoterm「作業内容」だけでなく「影響範囲」の確認も大切です。
メールが少しでも止まったら困る会社ほど、確認コストは高くなります。
事前確認なしに判断しにくい理由
メールの設定は、外から見ただけでは分からないことが多くあります。
もちろん、技術的に確認できる部分もあります。
しかし実際の運用は、管理画面やお客様へのヒアリングを通して初めて分かることもあります。
例えば、
- 実際に使っているメールアカウント数
- 退職者のメールアドレスの扱い
- 代表メールの転送先
- スマホやパソコンでの受信方法
- 過去メールの保存場所
- 迷惑メール対策サービスの有無
などは、表から見ただけでは判断できません。
そのためUmi Designでは、リニューアル前に「必ず」ドメイン・サーバー・メールの状況を確認させていただいております。
Shoterm「できます」と無責任に言い切る営業ではなく、
事前確認し、リスクも含め正直にお伝えすることを大切にしています。
ホームページリニューアルではメール以外も確認が大事
メールとは少し話が変わりますが、リニューアルではドメインやURLの扱いも重要です。
例えば、
今使っているドメインでリニューアルすると、思ったより費用がかかるんだね
と思って別のドメインに変更してしまうと、
今度は、これまで積み上げてきた検索評価や運用歴に影響が出る可能性があります。
そのため、デザインだけを見てリニューアルするのではなく、
- ドメイン
- サーバー
- URL構造
- これまでの検索評価（ページURL・見出し構造・被リンクなど）
- メール環境
なども含めて、総合的な確認をすることが大事です。
今まで積み上げてきたものを、できるだけ安全に引き継ぐことも大切です。
【まとめ】メールはホームページのおまけではありません
ホームページリニューアルの際、メール環境の確認は地味に見えて、実は業務に直結する大切なステップです。
デザインを新しくすることと同じくらい、今まで積み上げてきたものを安全に引き継ぐことを、私たちは大切にしています。
どこの制作会社に依頼するにしても、まず以下を整理してからご相談いただくとスムーズです。
- メールアドレスのドメインはサイトと同じか
- GmailやOutlookなど何を使っているか
- 転送や複数アカウントはあるか
- サーバーやドメインの管理情報はあるか
ホームページのリニューアルは、目に見えるデザインだけではなく、
こうした裏側の引っ越し準備が成功の鍵を握ります。
Umi Designでは、お客様が気づきにくいインフラ周りも含めて、
まるごと安心してお任せいただける体制を整えています。
Umi Designの現在の受付状況について
6月は既存クライアント様の対応で大変込み合っており、新規制作のご相談・リニューアル案件は7月以降のご対応となります。
ご依頼をお考えの方は、まずお問い合わせフォームからご状況をお聞かせください。
内容を確認のうえ、ご返答いたします。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
